4 preguntas

Alberto Quiroga Venegas

No se cuando me decidí a ser ingeniero industrial, pero si recuerdo que fue de niño y seguramente por la influencia de mi hermano Juan Pablo, de quien me llamaba la atención su capacidad de resolver problemas.

A los ingenieros industriales se les encasilla en las fábricas, como si éstas fuesen las únicas industrias. Pero considerando que cualquier labor productiva realizada por el ser humano puede ser definida como empresa, y que todas esas labores tienen procesos, el ingeniero industrial cabe en las fábricas, pero también en las escuelas, en las farmacias, hospitales, bancos y cualquier negocio. Pero bueno, esto no es un promocional de mi carrera y mucho menos de mi persona.

A donde quiero llegar hoy es a compartir contigo las 4 preguntas que nos podemos hacer todos los días para optimizar nuestros procesos y por lo tanto nuestra vida.

Cada vez que busques mejoras, sea en tu trabajo, familia, persona o mente, ubica el proceso en cuestión y respóndete estas preguntas.

¿Estoy haciendo todo lo necesario?
¿Hay algo que esté haciendo que no es necesario?
¿Lo estoy haciendo en el orden adecuado?
¿Hay algo que puedo hacer simultáneamente?

Apliquémoslo a los estudios, al trabajo de la casa o a nuestro negocio y las respuestas nos abren las puertas a caminos de mejora inmediata al podemos ver como los procesos se vuelven más eficientes

Con la primer pregunta ¿Estoy haciendo todo lo necesario? ubicamos operaciones que hacen falta en el proceso. Tal vez no estamos estudiando o capacitándonos lo suficiente, estamos evitando archivar documentos que se están acumulando o no estamos dando seguimiento a las cotizaciones que hemos hecho. El proceso está incompleto si no estamos haciendo todo lo necesario.

Al preguntarnos ¿Hay algo que esté haciendo que no es necesario? podemos detectar todas esas operaciones que lo menos que hacen es robarnos tiempo y lo más que hacen es generarnos problemas. Tal vez estamos perdiendo un tiempo precioso hablando con gente que no nos reporta nada bueno, o navegamos inconscientemente en internet buscando la hora de la comida. Ni que hablar del tiempo perdido en chismes o en rencores. Ninguna de esas operaciones es necesaria, nos roban tiempo y nos generan problemas.

Cuando reviso el orden en que hago las cosas, puedo detectar que aun cuando estoy haciendo todo lo necesario, lo hago al revés. Por ejemplo, me divierto, que es sano, y después estudio. Si invierto ambas actividades, el resultado es diferente. En este punto podemos hablar por ejemplo de ese memorando que llega después de que se realizó la junta, la cual no resultó como se esperaba porque la gente no estaba ni enterada ni preparada. Memo y junta son necesarias, pero citar es primero que reunirse.

La cuarta pregunta nos lleva a ahorrar tiempos buscando operaciones simultáneas. No se trata de ser el hombre orquesta, tocando la batería con la mano derecha mientras con la izquierda rascamos la guitarra. La simultaneidad se puede dar por ejemplo, cuando estamos en clase tratando de aprovechar esa exposición para comenzar nuestro estudio, imaginando las posibles preguntas para el examen y respondiéndolas. Al hablar con un cliente, podemos, a la par de hacer nuestra labor de venta, recabar datos importantes para el seguimiento y al cerrar la venta, obtener los datos fiscales y bancarios para evitar llamadas posteriores, aprovechando que tenemos al cliente enfrente.

Muchas empresas han hecho de estos servicios simultáneos una fortaleza, como puedes apreciar en los supermercados, en cuyas cajas no se cobra únicamente la mercancía sino también servicios que son ajenos al supermercado.

Cuatro preguntas sencillas nos ayudan a encontrar lo que la cotidianeidad nos oculta. Si las respondemos a conciencia nos dicen cómo ser mejores.